1.1 Sistemas de dispensación y distribución de medicamentos
A nivel de sistemas de dispensación se puede diferenciar varios modelos:
Sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería:
El sistema de dispensación por stock en unidad de enfermería consiste en establecer un área en la zona de enfermería de la unidad clínica que funcione a modo de almacén. Éste está a cargo del personal de enfermería y en él se guardan los medicamentos que normalmente se emplean en dicha unidad clínica.
Las reposiciones de stock se solicitan a medida que se consumen los medicamentos o bien con reposición de cantidades fijadas en un periodo establecido. Solo se recomienda en unidades en las que no son operativos otros sistemas de dispensación y en aquéllas donde no coexistan distintos servicios médicos. Existen diferentes tipos de stock de medicamentos y dispositivos médicos, como por ejemplo los de carros de paros (reanimación) y aquellos que se manejan en cada uno de los servicios hospitalarios (hospital de día, quirófanos, rayos X, etc).
Cada stock debe estar revisado y consensuado con el supervisor de enfermería, y si se puede con el equipo médico. Así mismo, el SF realiza revisiones periódicas de los stocks y además forma a enfermería para que el manejo y la conservación de los medicamentos sean correctos.
Este sistema es barato y sencillo de implantar. Únicamente se debe acordar el stock según las necesidades, establecer el circuito de reposición de medicamentos consumidos y designar un responsable del stock en cada unidad.
No obstante, requiere mucho tiempo dedicado a trámites burocráticos y no a la atención al paciente. Además, la intervención por parte del SF es limitada, aumenta la posibilidad de error y requiere de un nivel de almacenamiento en stock que aumenta el riesgo de caducidades.
Sistema de dispensación por reposición y paciente:
En el sistema de dispensación por reposición y paciente también se establecen depósitos controlados por el personal de enfermería en cada almacén de planta o unidad clínica. La reposición del stock es diaria y por paciente.
Una variante de este sistema consiste en solicitar la medicación por paciente antes de la administración, lo que supone un ahorro en stock. Con este sistema se pueden analizar los costes de un tratamiento concreto, además de conocer detalladamente el historial del paciente y, por tanto, permitir una mayor intervención del personal de farmacia. Pero, por otra parte, este sistema no disminuye los trámites burocráticos, ni elimina los riesgos de caducidad de medicamentos.
La implantación de un sistema de este tipo implica definir los botiquines disponibles en la unidad, los horarios y circuitos de reposición diaria y designar a una persona responsable del botiquín de cada unidad.
Sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU)
El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU) implica la intervención previa del equipo de farmacia antes de la administración de medicamentos al paciente. Una dosis unitaria (o unidosis) es la dosis concreta que un paciente recibe en el momento de la administración. Está demostrado que este sistema disminuye los errores que se producen con los sistemas más antiguos.
Los puntos clave de esta disminución de errores son, por un lado, una mayor colaboración entre el personal de enfermería, el facultativo y del SF; y por otro, un proceso de doble validación del tratamiento prescrito por el médico, ya que no se produce la administración hasta que no haya sido validada por el farmacéutico y por el personal de enfermería. La prescripción llega al personal de enfermería que prepara el plan de administración, y el SF se encarga de la dispensación a realizar. Cualquier discrepancia que surja puede ser aclarada con el médico prescriptor.
Este sistema potencia el papel del SF ya que, además de revisar la prescripción en cuanto a dosis y duración del tratamiento, puede decidir sobre el tipo de medicamento a administrar, siempre que se respeten los principios activos. El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias que opera actualmente en la mayoría de los hospitales españoles comenzó a implantarse en los años 70 y se estructura en torno al intercambio de cajetines individuales que contienen la dosis de medicamento necesaria para cubrir un período de tiempo concreto, normalmente de 24 horas.
En este tipo de dispensación se puede trabajar con sistemas de prescripción electrónica asistida, o bien sin ella. En este último caso es el farmacéutico el que realiza la tarea de transcripción al sistema informático y la validación farmacéutica en el mismo proceso.
Así mismo, podemos diferenciar entre los sistemas en los que se preparan y envían las dosis en sistemas de cajetines con toda la medicación necesaria para 24 horas, y aquellos sistemas que están asociados a un Sistema Automatizado de Dispensación de Medicamentos (SADME), concepto que se explicará más adelante.
Por último, en el caso de no utilizar un SADME, pueden existir centros en los que se trabaje con un sistema de distribución combinado. Habitualmente el SDMDU coexiste con el sistema de stock pactado con la medicación de uso más frecuente y que requiera una administración lo más inmediata posible. Otra opción de sistema de distribución complementario sería la de una unidad clínica que dispone de un SADME y SDMDU con la medicación no incluida en el primero, no obstante esta opción es muy poco habitual.
| Sist. de dispensación | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Por stock en unidad de enfermería | - Baja inversión en recursos materiales para su implantación. - Poco tiempo de dedicación empleado por parte del personal del Servicio de Farmacia. - Sistema sencillo para atender la demanda de medicamentos. - Disponibilidad inmediata de los medicamentos. |
- Elevado porcentaje de errores de medicación. - Mucho tiempo del personal de enfermería de planta en labores burocráticas en detrimento del tiempo dedicado a la atención del paciente. - Elevado coste de medicamentos por inventarios altos - Riesgo de caducidad y deterioros por una conservación errónea - Dificulta la integración del farmacéutico en el equipo asistencial. |
| Por reposición y paciente | - Baja inversión en recursos materiales para su implantación. - Menor acumulación de medicación en el botiquín que en el sistema de stock en planta. - Permite imputar costes de forma individualizada. - Permite conocer el historial farmacoterapéutico con mayor posibilidad de intervención farmacéutica. |
- Sistema poco ágil que puede tender a acumular stock de medicamentos. - Alto porcentaje de errores de medicación. - Elevado tiempo del personal de enfermería para la gestión y el mantenimiento. - La petición de medicación se hace bajo criterio de la enfermera de planta y dificulta la imputación del coste por paciente. - Dificulta la integración del farmacéutico en el equipo asistencial. |
| SDMDU | - Disminuye errores de medicación. - Menor tiempo burocrático de personal de enfermería en planta y por consiguiente más tiempo de dedicación al paciente. - Mayor control sobre los medicamentos (caducidades, conservación,…) - Disminuye costes de medicación. - Mayor seguridad del paciente. - Mayor intervención del farmacéutico. |
- Mayor inversión en recursos materiales para su implantación. - Elevados recursos de personal del SF. - No puede ser aplicado a todas las unidades del hospital (urgencias, quirófanos, UCI). - Genera retrasos en la dispensación ante nuevas prescripciones médicas (PM) y exceso de trabajo con las modificaciones en las Órdenes Médicas o con los traslados de pacientes. - Las modificaciones de las PM genera gran cantidad de devoluciones que requieren tiempo para su gestión y son fuente de errores de dispensación posteriores. |
| Sistema automatizado de dispensación de medicamentos (SADME) | - Facilita el análisis de la farmacoterapia del paciente, debido a que se registran los procesos en tiempo real y se dispone de información electrónica que posibilita la revisión y participación activa del farmacéutico en el equipo. De esta forma, se favorece la aproximación del SF a los problemas relacionados con los medicamentos en los pacientes. - Permite asignar costes por paciente y GRD. - Reduce el número de errores asociados a la medicación. - Disminuye inventario inmovilizado en el Unidad de enfermería. - Mejora la conservación de medicamentos en el botiquín. - Reduce el tiempo de enfermería en gestión y mantenimiento del botiquín de medicamentos. - Se elimina la urgencia que determina la no disponibilidad de medicamentos en el inventario de la unidad de hospitalización, y si existe es fácilmente subsanable, ya que la información en tiempo real permite prevenir el problema antes de que el personal de enfermería acceda a solicitar dicho medicamento. - Reduce costes de medicamentos por intervenciones farmacéuticas y/o por pérdidas de medicamentos. |
- Alta inversión económica. - Requiere de un plan de reingeniería de procesos de distribución de medicamentos para las Unidades Clínicas y la farmacia. - Aumenta el tiempo requerido por farmacia para la gestión y reposición de medicamentos en la unidad de enfermería y crea mayor dependencia del SF. - Disminuye la calidad del proceso de traslado del medicamento desde el control de enfermería a la habitación del paciente. - Depende del suministro eléctrico y puede haber averías electrónicas. Requiere un plan de emergencia. - Requiere un buen nivel técnico en los departamentos de sistemas de información del hospital para la explotación correcta de datos. - No están exentos de errores. Según el tipo de cajón puede haber más de un medicamento en el mismo o haber una ubicación incorrecta de la medicación. - Requiere gran coordinación en el equipo y precisa de programas de formación continua del personal que accede al sistema. |
A nivel de una institución sanitaria, el uso de sistemas automatizados o semiautomatizados se justifica en base a los siguientes aspectos:
- Mejora de la atención al paciente y el uso de los recursos:
- Ayuda a mejorar la seguridad del trabajador
- Mejora la seguridad y calidad del proceso
- Permite reasignar recursos dirigidos a la atención al paciente
- Mejora de la eficiencia:
- Aumenta la productividad
- Realiza tareas repetitivas y redundantes