Curso de Automatización (distribución y gestión de stocks)

Se puede definir el stock de medicamentos como el conjunto de productos farmacéuticos almacenados en espera de su posterior empleo, más o menos próximo.

Dicho stock de medicamentos permite el suministro de forma regular a quienes los consumen (plantas de hospitalización, pacientes…) sin imponerles discontinuidades por los posibles retrasos en la entrega por parte de los proveedores.

La gestión de stocks comprende la gestión de todos los elementos relacionados con el almacenamiento de productos (inventarios, valoración, etc.). Tiene mucha importancia para las organizaciones por el elevado coste que supone.

Existen diferentes factores que motivan la acumulación de existencias en la Farmacia, estos pueden resumirse en:

1. Evitar la escasez: la acumulación nos protege frente a la incertidumbre de la demanda o ante un posible retraso en el suministro de los medicamentos.
2. Razones económicas: para aprovechar la disminución de costes a medida que aumenta el volumen de compras.
3. Razones sanitarias: para garantizar la cobertura de la demanda del medicamento y, por tanto, tenerlo disponible en el momento que lo necesite el paciente.

Debido al gran coste que supone la acumulación de existencias, en Farmacia Hospitalaria la gestión de stocks tiene por objeto el mantenimiento del volumen de stock al más bajo nivel compatible con la alimentación regular de las necesidades del hospital y consiste en realizar una proyección de la evolución futura del consumo que nos permita establecer un programa de compras.

¿Cómo se realiza la gestión de stocks?

• Estableciendo unas previsiones de consumo.
• Estudiando los plazos de entrega.
• Determinando el nivel de servicio (solicitudes atendidas).
• Utilizando un modelo matemático de gestión.
• Analizando las desviaciones y tomando medidas correctoras.

La rotación del inventario o rotación de stock es uno de los parámetros utilizados para el control de gestión de la función logística o del departamento comercial de una empresa. La rotación, en nuestro contexto, expresa el número de veces que se han renovado las existencias (de un medicamento, de una materia prima)…

Se calcula mediante la siguiente fórmula:

Ejemplo:

Si tenemos en el hospital 700.000 € de existencia media de medicamentos y hemos consumido 16 millones durante todo el año, tenemos stock para 16 días.

Tanto la rotación como el período de cobertura constituyen un buen indicador sobre la calidad de la gestión de los abastecimientos, de la gestión del stock y de las prácticas de compra de una empresa.

Factores diferenciales de la gestión de stocks de Farmacia:

Lo que realmente diferencia la gestión de stocks en la Farmacia Hospitalaria de otras mercancías es que nuestros clientes no están dispuestos a esperar. El medicamento debe estar disponible para su uso inmediato una vez que forma parte de la GFH. Y, por último, tenemos la obligación de suministrar los medicamentos que nos solicitan.

Factores a tener en cuenta en la gestión de stocks:

En la gestión de stocks de medicamentos es importante tener en cuenta los siguientes factores:

• Cantidad de medicamento a pedir.
• Punto de pedido.
• Stock de seguridad.
• Plazo de aprovisionamiento.
• Demanda.
• Plazo de reposición o entrega.
• Caducidad de los medicamentos.
• Espacio en el almacén.
• Costes de gestión.

Demanda de medicamentos

Desde la perspectiva de la gestión de stocks, es la cantidad de medicamentos solicitada por nuestros clientes. No tiene por qué coincidir con su consumo.

La demanda de medicamentos está determinada por diferentes factores que pueden ejercer a su vez una influencia en la evolución de la misma. Generalmente se pueden diferenciar cuatro tipos de factores:

• Políticos (cambios en el gobierno y/o legislación)
• Económicos (ciclos, crisis, cambios en presupuestos…)
• Tecnológicos (innovaciones tecnológicas)
• Sociales (envejecimiento de la población, movimientos migratorios, marketing farmacéutico…)

Para gestionar stocks no basta con conocer la cantidad que va a ser demandada sino cuándo se va a producir, es decir su variación con el tiempo. De esta manera, podemos hablar de varios tipos de demanda: estable, con tendencia (creciente y decreciente) y estacional tal y como se muestra en la figura.

Demanda estable es aquélla cuya media no cambia de forma significativa a lo largo de un periodo de tiempo.

Demanda con tendencia se produce cuando el valor de la media va aumentando o disminuyendo con el tiempo.

Si la demanda es creciente, existe un mayor riesgo de ruptura de stock si no se incrementan las previsiones de compra. Por el contrario, cuando la demanda es decreciente, aumenta el riesgo de caducidad de los medicamentos.

Cuando la demanda es estacional, sufre variaciones significativas a lo largo del año coincidiendo siempre con las mismas fechas. En el modelo “escalón” existen cambios bruscos en la demanda, mientras que en el modelo “envolvente” la variación es más suave.

La gestión de stocks de medicamentos se basa en un conocimiento de la demanda por parte de nuestros clientes. Es necesario realizar previsiones de los consumos de medicamentos que vamos a tener y, en función de cómo sean, tendremos que realizar una u otra gestión. No es lo mismo gestionar stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del año que para cubrir un consumo estacional, en el que la demanda se concentra en ciertas épocas del año.

Costes de gestión:

Tener una gran cantidad de medicamentos en el almacén asegura un buen nivel de servicio pero lleva asociados unos costes importantes. Para realizar una buena gestión de stock deben optimizarse dichos costes con objeto de garantizar una máxima rentabilidad.

Se deben considerar varios costes por unidad de tiempo (mes, año):

1.- Coste de adquisición del medicamento, es decir, lo que vale el propio medicamento. Este coste es fácil de calcular, ya que se multiplica el precio unitario por las unidades compradas.

En el hospital se manejan diferentes precios:

• Precio de venta del laboratorio (PVL): es el precio oficial del medicamento que aprueban las autoridades sanitarias.
• Precio de venta con factura (PVF): es el precio que factura el laboratorio y que incluye los impuestos y el descuento comercial. Habitualmente los medicamentos exclusivos (aquéllos cuya patente no ha vencido) no suelen realizar descuentos, mientras que la mayoría de los medicamentos genéricos suelen tener un descuento comercial.
• Precio de venta del almacén (PVA): es el precio a pagar cuando los medicamentos se adquieren a un almacén mayorista. Habitualmente, es el PVL + impuestos + margen de beneficio mayorista (aproximadamente el 2%).

En farmacia los descuentos se aplican con cierta frecuencia. Existen diferentes tipos:

• Descuento comercial.
• Rappel: son descuentos que se realizan cuando se alcanza un determinado volumen de compras.
• Descuentos oficiales: como, por ejemplo, el del 7,5% emitido por el Gobierno dentro el plan de ajuste económico.

El ratio consumo (€)/adquisiciones(€) nos permite conocer si las adquisiciones efectuadas por el SF se realizan en función de los consumos de medicamentos.

Un valor igual a 1 es el óptimo para este indicador y se relaciona directamente con una buena gestión de la adquisición y de los pedidos ajustados al consumo de cada centro.

2.- Coste de emisión de los pedidos: incluye conceptos muy variados, como salarios, mantenimiento del programa informático, de la línea telefónica, etc. El coste de emisión del pedido aumentará conforme lo hace el número de pedidos.

3.- Coste de posesión del stock: son los inherentes a la existencia propia del stock. Incluyen costes financieros (intereses, coste oportunidad) y costes de almacenaje (coste del local, instalaciones, estanterías, mano de obra, etc.).

Coste posesión = coste financiero + coste almacenaje

4.- Coste de ruptura del stock: la ruptura de stock de un medicamento se define como la falta de disponibilidad de un medicamento cuando es necesario para un paciente. Esta ruptura comporta una serie de gastos administrativos extra, el abastecimiento de medicamentos de mayor precio a mayoristas, la gestión de préstamos, etc…

Se puede calcular el índice de rotura con la siguiente fórmula:

Nivel de stock

Definimos el nivel de stock de un medicamento en el SF como la cantidad de existencias del mismo almacenado en un momento dado. El objetivo en la gestión de stocks es evitar tanto rupturas como los excesos innecesarios.

Para conseguir un nivel óptimo debemos saber contestar a dos preguntas fundamentales:

¿Cuándo?

Un aspecto muy importante es conocer los plazos de entrega de los laboratorios proveedores y saber el momento de realizar el pedido para que llegue a tiempo el medicamento. A veces el proveedor puede no cumplir los plazos de entrega por problemas de fabricación o en el transporte o porque exista una demanda excesiva.

¿Cuánto?

Es preciso conocer la cantidad que debemos solicitar en cada pedido o la de cada medicamento que debemos mantener en stocks. Es función de la demanda interna del hospital.

Otro aspecto que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que los medicamentos pueden estar ubicados en más de un almacén.

Determinar el nivel de stock parece sencillo a primera vista; sin embargo, entraña cierta dificultad debido, por un lado, a las distintas clases de stocks que podemos considerar al hacer el cálculo y, por otro, a las variaciones que experimenta el stock a lo largo del tiempo.

Para entender cómo afecta el consumo de un producto en el stock se representa una gráfica denominada “de dientes de sierra”: en el eje de ordenadas se representa la unidades del medicamento y en el de abscisas el tiempo.

El stock de un medicamento va disminuyendo en función del tiempo por efecto del consumo y aumenta de forma brusca al producirse la recepción del pedido de medicamentos.

Tipos de stock

Desde el punto de vista de la función que deben cumplir los stocks, podemos distinguir los siguientes tipos:

• Stock activo: Es el que se va utilizando desde la llegada de los medicamentos al almacén hasta que se agota al nivel de stock de seguridad y, por tanto, necesitamos la llegada de un nuevo pedido.
• Stock máximo: coincide con la entrada en el almacén de un pedido.
• Stock mínimo: coincide con el momento antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido
• Stock de seguridad: Volumen de existencias que tenemos en el almacén por encima de lo que normalmente vamos a necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de la demanda y/o a los retrasos imprevistos en la recepción de los pedidos.
• Stock de alerta o punto de pedido: Incluye el stock normal al que se espera dar salida durante el plazo de entrega y el stock de seguridad, que, aunque no esperamos necesitarlo antes de que llegue el nuevo aprovisionamiento, sirve para atender imprevistos. EA = Existencia seguridad + consumo medio diario x días obtención pedido.
• Stock medio: Es la media aritmética entre el nivel de stock al principio y al final del plazo de aprovisionamiento T.

Aprovisionamiento de medicamentos en los Servicios de Farmacia:

El aprovisionamiento es la función destinada a poner a disposición del hospital todos los medicamentos que le son necesarios para su funcionamiento. Tiene un carácter más amplio que la compra y supone además:

• Prever las necesidades de medicamentos del hospital
• Planificar con tiempo
• Expresar las necesidades en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo, cualitativo y cuantitativo
• Buscar en el mercado los medicamentos que las satisfacen
• Adquirirlos
• Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas
• Abonar el importe

El aprovisionamiento de medicamentos se puede realizar de diferentes maneras:

Aprovisionamiento por periodos fijos: Se realiza mediante un calendario fijo, de manera que, por ejemplo, todos los primeros de mes se calcula y se pide la cantidad previsible del consumo durante ese mes.

Aprovisionamiento por punto de pedido: Consiste en pedir cuando el stock alcanza un nivel de existencias determinado al que llamamos “punto de pedido” (ver apartado anterior, tipos de pedido).

Gestión de almacén del SF:

La gestión de almacenes es un concepto que incluye la gestión física de los productos almacenados. Las empresas lo utilizan como elemento necesario para dar servicio a los clientes y para la obtención de importantes ahorros de costes.

La gestión de almacenes comprende:

• La ubicación de los productos en un almacén.
• Los flujos de materiales dentro del almacén y los métodos para el movimiento de productos.
• La trazabilidad de los productos almacenados.
• La preparación de pedidos (Picking).

El almacén del SF del hospital contiene una elevada cantidad de medicamentos con características diferentes:

• Por su precio de compra.
• Por la cantidad utilizada en unidad de tiempo.
• Por su utilidad.
• Por el número de pedidos que se realizan.

Por ello debemos disponer de un sistema para clasificarlos con objeto de realizar un seguimiento más estrecho.

El método estandarizado más conocido de gestión de almacenes es el método ABC que consiste en líneas generales para clasificar en tres tipos (A, B, C) los productos en función del nivel de rotación del producto y el nivel de stock que se establece como consecuencia.

Sistema ABC:

Para decidir sobre el grado de control que se presta a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al método ABC, que deriva de la famosa ley de Paretto. Según ésta, en muchas situaciones económicas se observa que a un pequeño número de elementos de un conjunto (aproximadamente el 20%) le corresponde la mayor parte del valor de otro conjunto (en torno al 80%).

Esta desproporción también suele presentarse en el caso de los inventarios. Esta realidad impulsó la aplicación del método ABC para decidir el grado de atención que se iba a prestar a los diferentes productos en muchas empresas.

El método consiste en dividir las existencias totales en tres grupos:

• Grupo A. Está formado por un número reducido de artículos (un 5-20%), pero que representa un gran porcentaje en cuanto al valor total del stock (un 60- 80%). En el caso de la Farmacia, está formado por medicamentos muy importantes desde el punto de vista económico.
• Grupo B. Suponen un número mayor de artículos (un 20-40%) y representan un 30-40% del valor total. Medicamentos moderadamente importantes desde el punto de vista económico.
• Grupo C. Representa el mayor número de artículos almacenados (sobre un 50-60%), pero sólo representan un 5-20% del valor total del stock. Medicamentos poco importantes económicamente.

Los del grupo A necesitan un control máximo, y por tanto requieren un sistema de revisión continua, además de la elaboración de inventarios periódicos para buscar posibles diferencias.

Para utilizar el método ABC, se deben seguir, en orden, los siguientes pasos:

• Ordenar los productos de mayor a menor valor.
• Calcular el porcentaje que ocupa cada artículo sobre el total de artículos y sobre el total de la inversión.
• Obtener los porcentajes acumulados de los artículos y de la inversión.
• Establecer los grupos A, B y C.
• Representarlo gráficamente, poniendo los porcentajes acumulados de artículos en el eje de abscisas (X) y el porcentaje acumulado de inversión sobre el eje de coordenadas (Y).

Inventario:

Un inventario es una relación de los bienes de que se disponen, clasificados según familias y categorías y por lugar de ocupación.

Los inventarios se pueden clasificar según periodicidad, contabilidad y el procedimiento según el que se realicen.

Según periodicidad con la que se realice, el inventario puede ser:

• Periódico: se realiza anualmente y para todos los artículos.
• Cíclico: se realiza con una periodicidad inferior al año, también sobre todos los artículos.
• Permanente: se hace teniendo en cuenta algún factor que nos interese: por valor, por estabilidad, etcétera. Se pueden establecer distintas periodicidades en función del factor considerado.

Según su contabilidad el inventario puede ser contable (no hay recuento de unidades físicas del almacén, es el que consta en el lugar donde se registran entradas y salidas) o físico (contaje de las unidades en las estanterías sin tener en cuenta la contabilidad).

Según su procedimiento el inventario puede ser tradicional o rotativo. En el caso de un inventario tradicional se procede al cierre del almacén durante el recuento total de existencias, interrumpiéndose las operaciones de entrada y salida. El recuento se refleja en soporte material (listado). Este tipo de inventario es de difícil ejecución cuando hay gran número de artículos o con fuerte exigencia de continuidad en el servicio.

El inventario rotativo consiste en el recuento sistemático de existencias durante todo el ejercicio de acuerdo con un plan que distribuya la carga de trabajo a lo largo del año. Suele utilizarse uno de estos dos procedimientos:

• Clasificación ABC: los medicamentos del grupo A se cuentan más frecuentemente que los del grupo B, y estos más que los del C.

Una vez realizado el procedimento obtendremos las diferencias de inventario, realizaremos regularizaciones y valoraremos existencias en almacén.

Diferencias de inventario entre el stock teórico y el real. Estas diferencias pueden deberse a pérdidas de medicamentos por robos, roturas, mermas, o bien por errores administrativos, etc.

*Siendo el stock teórico: stock inicial + compras – consumos – devoluciones laboratorio + devoluciones plantas.

Regularizaciones: consisten en analizar y corregir las desviaciones en las existencias de medicamentos que constan en el programa informático frente a las existencias reales en el almacén del SF.

Valoración de existencias: se deben valorar económicamente, ya que suponen una inversión considerable de capital y recursos. Suele realizarse con el precio de adquisición del medicamento (sin IVA) pero si el precio ha variado con el tiempo se deben realizar ajustes.

Conservación de Medicamentos: almacén.

Almacén: es el espacio físico del SF de un hospital destinado a la conservación de medicamentos y materias primas o cualquier otro tipo de productos que deban ser conservadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico.

Es allí donde se realiza el control de las existencias de medicamentos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros (recepción, conservación, distribución), para que en un determinado momento se pueda disponer del medicamento con la mayor brevedad posible.

El almacenamiento de medicamentos debe ser realizado en condiciones adecuadas de temperatura, humedad e iluminación para evitar que afecte a la calidad de los mismos, debido a que:

La LUZ puede acelerar el proceso de degradación de muchos medicamentos; conviene dejar los medicamentos en sus envases originales o, en su defecto, utilizar envases que garanticen su correcto almacenamiento. Los medicamentos especialmente sensibles a la luz se llaman “fotosensibles”.

Todos los productos a conservar requieren un ambiente con TEMPERATURA controlada. Es el factor más importante a controlar. La temperatura idónea de conservación es de 20-22 ºC, excepto en aquellos medicamentos denominados “termolábiles”, que se deterioran a temperatura ambiente y deben ser conservados en frigorífico (2-8 ºC) o congelador (de -10 a -20 ºC).

La HUMEDAD puede influir en las condiciones de estabilidad de los medicamentos. Afecta más a materias primas que a especialidades farmacéuticas. Como prevención, se puede no almacenar los medicamentos en contacto con paredes o muros y disponer sobre el suelo unos soportes que disten de él al menos unos 20 cm.

Un almacén de Farmacia requiere un fácil acceso y salida al exterior del Hospital para la carga y descarga de mercancías. También deben estar ubicados próximos a sistemas de circulación vertical (por ejemplo, ascensores y montacargas) para la distribución de medicamentos a todo el hospital y no deberían estar muy separados dentro del propio servicio, para evitar desplazamientos innecesarios.

Cada medicamento se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en el correspondiente registro informático.

Sistemas de ubicación de medicamentos:

Sistema de posición fija:

En cada producto ocupa siempre una posición permanente dentro del almacén. Este sistema facilita la identificación y localización de los productos a simple vista y permite asignar al artículo un número de ubicación fijo en el almacén, facilitando así su identificación, localización y control.

Este sistema de ubicación comporta algunas desventajas: necesita mayor espacio físico disponible en almacén y resulta ineficiente cuando hay un alto nivel de falta de existencias. Además, tiende a encarecer el coste de almacenamiento al ocupar más espacio.

Existen diferentes formas de ubicar los medicamentos:

• Por formas farmacéuticas: colirios, fluidos de gran volumen
• Por orden alfabético, bien de principios activos o marcas comerciales
• Por secciones terapéuticas: nutrición, citostáticos, etc
• Por su termolabilidad: medicamentos de nevera

Sistema de posición aleatoria o de almacenamiento caótico:

Mediante este sistema los medicamentos se ubican en cualquier hueco que esté vacío dentro del almacén, pudiendo cambiar en función el espacio disponible en cada momento. Requiere la informatización y automatización del almacén.

Permite reducir el espacio del almacén entre un 20 y un 25%, proporcionando un alto rendimiento al almacén aportando mayor flexibilidad y facilidad de mantenimiento.

Como desventajas: su control es complejo y requieren de un sistema informático. Está totalmente desaconsejado para almacenes manuales.

Distribución del almacén:

Se denomina layout al diseño y distribución por espacios del almacén. La distribución general de la instalación debe ser acorde con un buen sistema de almacenamiento, que no es otro que aquel que cubre estas necesidades:

• El mejor aprovechamiento del espacio
• La reducción al mínimo de la manipulación de los medicamentos
• La facilidad de acceso al producto almacenado
• El máximo índice de rotación posible
• La flexibilidad máxima para la colocación del producto
• La facilidad de control de las cantidades almacenadas

Existen diferentes criterios para diferenciar las zonas de almacenamiento:

• Tipo de almacenaje (palets, estanterías, etc.)
• Naturaleza del producto (productos termolábiles, estupefacientes, etc.)
• Familia de productos (fluidoterapia, contrastes radiológicos, etc.)

Habitualmente las grandes áreas de almacenamiento del SF de un hospital son:

• Zona de recepción de medicamentos
• Almacén de medicamentos de pequeño volumen
• Almacén de medicamentos de gran volumen
• Almacén de material acondicionamiento y fungible
• Zonas de picking o preparación de pedidos

Zona de recepción y comprobación:

Es una zona específica del SF destinada a la recogida de mercancías procedentes del exterior. En ella se realizan tareas de comprobación y clasificación preliminar.

La entrada de mercancías, directamente desde el exterior, debe ser independiente del resto de accesos al servicio y, por supuesto, tener una fácil comunicación con el almacén principal.

Almacén de medicamentos de pequeño volumen:

Zona de medicamentos termoestables:

• Envases normales y clínicos
• Preparados oftálmicos
• Contrastes radiológicos
• Medicamentos de ensayos clínicos
• Antídotos.
• No incluidos en la GFH

Zona de productos termolábiles.

Zona para productos controlados:

• Estupefacientes
• Psicótropos
• Radiofármacos

Almacenes de medicamentos de gran volumen

Los medicamentos de gran volumen son los que se presentan en frascos de 100 ml o más. Necesitan de un gran espacio de almacenamiento y es recomendable mantener las soluciones en sus embalajes de origen.

• Soluciones parenterales
• Paracetamol intravenoso
• Líquidos de diálisis
• Soluciones antisépticas
• Productos inflamables: etanol
• Nutriciones enterales
• Leches infantiles
• Gases medicinales

Almacenes de materias primas y material de envasado

Este tipo de almacén debe estar separado del almacén de los medicamentos. Los frascos, etiquetas, tapones y otros accesorios utilizados en el área de farmacotecnia pueden ser incluidos en esta área.

También sirve de almacén de material fungible que se utiliza y/o gestiona en el SF.

Zonas de picking o preparación de pedidos

Picking es el proceso de preparación de pedidos de medicamentos. Se realiza extrayendo unidades o blísteres de una unidad de empaquetado superior que contiene más unidades que las extraídas. En general, se realiza cuando se recoge material abriendo una unidad de empaquetado.

Normalmente existen diferentes zonas de picking en el SF de un hospital:

• Pacientes ingresados: zona de unidosis.
• Pacientes ambulatorios: pre- sala del área estéril de preparación de mezclas i.v.
• Pacientes externos: zona de dispensación de medicamentos.

Aplicaciones informáticas para la gestión de almacenes de los Servicios de Farmacia:

Actualmente existen muchas aplicaciones informáticas que ayudan a la correcta gestión de stocks de los Servicios de Farmacia en los Hospitales.

Habitualmente esta aplicación informática principal gestiona la adquisición de medicamentos a proveedores, el stock de los diferentes almacenes (almacén principal y otros sub-almacenes), la facturación y los consumos.

Si en la farmacia existen almacenes automatizados, la aplicación informática principal debe estar conectada con éstos y con el resto de aplicativos del SF. Para que los niveles de stocks de medicamento estén actualizados en cada momento de manera automática y el inventario de cada almacén sea fiable.

El control de existencias de los diferentes almacenes se realizará teniendo en cuenta cada medicamento:

• Stock mínimo y máximo definido.
• Stock de seguridad (nivel extra de stock que se debe mantener siempre en el almacén para poder hacer frente a cualquier problema imprevisto).
• Punto de pedido (nivel de stock que nos indica que debemos realizar un nuevo pedido si no queremos quedarnos desabastecidos y que se produzca una rotura de stock. Para su cálculo se parte de una cantidad mínima a la que se le suma el stock de seguridad).

El cálculo de estas variables debe ser automático con posibilidad siempre de recalculo.

Para evitar roturas de stock, se recomienda que el programa tenga un sistema de alertas.