2.4 Sistemas para la dispensación de medicamentos
Estos sistemas se encuentran frecuentemente en las unidades de hospitalización, pero con control centralizado en el SF. Su función principal es la de almacenar y dispensar medicamentos para el paciente, siguiendo la PM y con acceso exclusivo al medicamento por el personal sanitario autorizado. La implantación de estos sistemas nos permite optimizar los procesos de almacenamiento de medicamentos, así como mejorar la atención farmacéutica y la atención al paciente. Aunque no hemos de olvidar que, en estos sistemas, nuestro cliente directo es el personal de enfermería.
Existen varios sistemas de dispensación, con diversas características técnicas:
Como en cualquier proyecto hay que determinar cuáles son las necesidades, qué unidades de hospitalización son más opacas al sistema, qué pacientes requieren más medicamentos en períodos cortos por los cambios en la evolución de su enfermedad, la validación del punto de red y lo más importante, cuál va a ser el presupuesto para llevar a término esta implantación.
En el período de la puesta en marcha del SADME, es importante trabajar en equipo con el personal de enfermería y durante el período de formación contar con los especialistas de los sistemas automatizados.
Estos sistemas permiten poder utilizarlos con o sin control de la PM. Si va ligado a la prescripción, el acceso a medicamentos es restringido y se requiere de la validación farmacéutica. Mientras que, si no hay conectividad con el software de la prescripción, es posible el acceso a todos los medicamentos que se han definido para esa unidad y al censo de pacientes.
En todo momento se produce el registro de cualquier transacción que se realice con el SADME: nombre del paciente, nombre usuario, cantidad retirada, medicamento retirado y hora de retirada del medicamento. Al realizar la dispensación directamente a paciente, se puede estimar cuál es el coste del tratamiento por paciente.
El SADME consta de una unidad principal que es donde está instalado el software y unos armarios o módulos auxiliares que puede ser tipo cajonera o estantería/columna con puerta. El sistema también contempla la gestión de los medicamentos termolábiles con un sistema refrigerado.
El sistema permite disponer de diferentes niveles de acceso al medicamento y para ello dispone de diferentes tipos de cajones de menor a mayor control.
El SADME se configura en función del número de las diferentes especialidades farmacéuticas y de la cantidad de unidades de medicamento que requiere la unidad de hospitalización.
El número de especialidades dependerá de la unidad donde está ubicado el SADME. Habitualmente unidades de hospitalización con patologías o tratamientos concretos con poca variabilidad de medicamentos, se suele configurar con pocas referencias. Mientras que, una unidad con gran diversidad y alta rotación de pacientes, como sería un SADME de urgencias, el número de especialidades farmacéuticas disponibles es altísimo con pocas existencias.
Para calcular la cantidad de unidades que tiene que tener disponible el SADME se relaciona la dosis y frecuencia de administración de ese medicamento. Se puede tomar como criterio, de que 2 o 3 pacientes fuesen tratados con la misma medicación y con la frecuencia de reposición a esa unidad.
En la configuración inicial o inclusión de medicamentos en el SADME es aconsejable utilizar como medida de espacio o ubicación el acondicionamiento secundario. El motivo es que transcurrido un tiempo se puede incrementar las necesidades del medicamento y solo retirando el acondicionamiento podemos incrementar el stock evitando cambiar el medicamento de ubicación.
Estos sistemas permiten cambiar fácilmente de ubicación los medicamentos pero nuevamente se ha de vigilar como se colocan teniendo en cuenta la isoapariencia de los medicamentos. El sistema de almacenaje de medicamentos es caótico permitiendo tener medicación de similar tamaño y volumen concentrados en la misma estructura.
Hay una serie de aspectos que son relevantes para el día a día de estos sistemas:
- comunicación con el personal de farmacia que se encarga de reponer la medicación. El técnico de farmacia debe gestionar el mantenimiento de las cantidades que debe haber almacenado, así como la inclusión y exclusión de los medicamentos en el sistema
- identificar y gestionar los problemas que puede ocasionar el sistema así como tener la formación adecuada para resolver algunas incidenticas técnicas
- minimizar el número de medicamentos que se puedan quedar fuera de este sistema
- implicar al personal de enfermería en el proceso de devolución de fármacos en el caso de haber retirado medicación que al paciente se le había prescrito y hay una PM que recomienda su suspensión
El software tiene configurada la posibilidad de disponer la opción de grupos de medicamentos o kits. Cuando el programa no está sujeto a PM, es cómodo utilizar esta opción. Permite retirar medicación secuencialmente con una única selección de las opciones configuradas.
Un ejemplo de ello, sería disponer del kit “Reposición carro de paros”. Enfermería solo con seleccionar el paciente o la unidad de hospitalización podría retirar la medicación para reponer la medicación del carro de paros. Esta medicación no se aconseja tenerla en el sistema como primera y única opción.
Otro ejemplo, sería disponer del protocolo de profilaxis antibiótica a través de esta opción de kit. Por cada tipo de intervención, la profilaxis antibiótica de elección. Y en caso de alergia cuál sería la alternativa.
La gestión de estupefacientes con estos sistemas ha facilitado la actividad del farmacéutico para una mejor gestión y control de estupefacientes, pero no todos los SF disponen de un SADME en la recepción, almacenaje y dispensación de estupefacientes. El control de estupefacientes en las unidades de hospitalización donde se dispone de un sistema automatizado ha permitido un registro más preciso de la dispensación de este grupo farmacológico. En el área quirúrgica es complejo disponer de tantos SADME como quirófanos existen pero todo depende de la capacidad económica del centro, o bien se ha de buscar una gestión intermedia que asegure el control de estupefacientes en quirófano.
Las ventajas que presenta este sistema frente al clásico SDMDU son:
- accesibilidad rápida de la medicación que requiere el paciente.
- necesidades farmacológicas cubiertas en períodos cortos de tiempo. El sistema hospitalario tiende a una alta rotación de pacientes y un descenso del tiempo medio de estancia hospitalaria.
- disminución de las devoluciones de medicamentos no administradas al paciente por cambio de prescripciones. Se dispensa medicación en el momento que requiere la medicación.
- en el caso de no disponer de PM, información de la relación de medicamentos asignados al paciente.
Siguiendo con la línea de la calidad, en este sistema de dispensación, para minimizar los errores en la reposición es recomendable:
- definir los procesos de reposición.
- la descripción de la especialidad farmacéutica, que aparece en la pantalla, tenga el mismo criterio principio activo sin abreviaturas, dosis y forma farmacéutica.
- no realizar otras tareas.
- utilizar el lector.
Y como indicadores de calidad, se pueden incorporar la revisión aleatoria de los medicamentos repuestos en los SADME. En el caso de detectar errores cualitativos, se ha de retroceder hasta el origen por si el error está en el SSADH o SSADV.