Curso de Automatización (distribución y gestión de stocks)

La implantación de sistemas automatizados en los Servicios de Farmacia (SF) genera cambios en la dinámica de trabajo. La adquisición de los mismos supone una alta inversión económica a corto plazo, pero supone una disminución del espacio de almacenamiento y la posibilidad de una gestión más eficiente en varios de los procesos de la gestión del medicamento (desde la recepción hasta la dispensación, pasando por el almacenamiento y su distribución).

Las empresas dedicadas a dar soluciones logísticas se han especializado y han llegado a ofrecer recursos que pueden adaptarse a las distintas necesidades de cada uno de los SF. Una de las fórmulas más relevantes es la inversión progresiva en la adquisición de soluciones logísticas por módulos.

Algunas de las soluciones logísticas que ofrecen se han adaptado al almacén central, a las unidades de hospitalización, al acondicionamiento de formas farmacéuticas sólidas orales, a la preparación de mezclas endovenosas y al uso de tecnologías RFID.

Inicialmente para determinar el tipo de sistema rotatorio que se requiere, es preciso realizar un estudio de necesidades para poder diseñar un almacén automatizado.

En el diseño de un sistema rotario se debe considerar las dimensiones de los espacios disponibles en el SF y de esta forma poder optimizarlo al máximo.

Una de las opciones con mayor grado de optimización es el uso de sistemas rotatorios horizontales, para el almacenamiento principal de medicamentos, conjuntamente con los sistemas verticales para la dispensación de la medicación en el caso de trabajarse con sistemas de dispensación en dosis unitarias. En el caso de que el espacio sea una limitación, es habitual suplirlo por sistemas rotatorios verticales que realizan las mismas funciones que uno horizontal.

En todo proyecto de implantación y su puesta en marcha, no hay que olvidar lo importante que es el mantenimiento y actualizaciones de los sistemas informáticos de estos almacenes automatizados. Ello implica incluirlos en los presupuestos generales anuales. Así mismo, también es importante el correcto mantenimiento de la gestión de stocks y la ubicación de los medicamentos. Hay que tener en cuenta que se trata de sistema muy dinámico, seguro y flexible que permite optimizar la gestión de los medicamentos en los SF pero que requiere un seguimiento y una monitorización por parte tanto del personal técnico como de los farmacéuticos del Servicio.

La farmacia hospitalaria y la farmacia del ámbito comunitario son responsables del almacenamiento, conservación y distribución de medicamentos, pero en las últimas décadas han sufrido una importante transformación con la ayuda de tecnología.

La gestión, completamente manual, ha evolucionado a procesos semi-automatizados. Como ejemplo de éstos se pueden encontrar los Sistemas Rotatorios Horizontales y Verticales o llamados también Carruseles Horizontales y Verticales en los SF de hospital.

Las empresas tecnológicas siguen investigando en procesos logísticos totalmente automatizados apareciendo en los nuevos proyectos. A medio plazo, se plantea que puedan llegar a reemplazar a los sistemas rotatorios semiautomáticos para posicionarse en la SDMDU desplazando totalmente al clásico llenado de carro.

En las unidades de hospitalización se encuentran los SADME mientras que en la farmacia de hospital con atención del paciente externo se dispone de sistemas robotizados que permiten al farmacéutico o técnico de farmacia prestar una mejor atención al paciente.

En centros sociosanitarios y otros ámbitos sanitarios también está iniciándose la implantación de estos sistemas para ayudar en las tareas de dispensación, garantizar la trazabilidad del medicamento y seguridad para el paciente.

2.2.A. Sistemas semiautomáticos de dispensación horizontal (SSADH)

Los sistemas semiautomáticos rotatorios horizontales son sistemas móviles, cerrados, controlados informáticamente y basados en el orden caótico.

Se caracterizan por tener una alta capacidad de almacenamiento de medicamentos en cestas metálicas, que a su vez contienen bandejas metálicas o bandejas tipo rejillas y éstas contienen cajetines (de diferentes tamaños) donde se guardará la medicación. En algunas ocasiones, debido a la cantidad de stock y por el tamaño de la especialidad farmacéutica, es necesario almacenarlo directamente sobre la bandeja.

El sistema es rápido con una alta capacidad de adaptabilidad acorde a la constante inclusión de nuevos medicamentos en la Guía Farmacológica del Hospital (GFH), o bien, a su retirada (ya sea por la suspensión de comercialización o por la exclusión de la GFH). Todos estos cambios implican cambios en la configuración de los espacios en el sistema de almacenamiento horizontal.

Habitualmente, los SSADH gestionan:

• la recepción de todos los productos que están incluidos en la GFH.
• la dispensación a los sistemas de almacenamiento vertical ubicados en el SF.
• la dispensación a otros sistemas de dispensación de medicamentos ubicados directamente en las unidades de hospitalización (SADME), a botiquines clásicos que tienen cajetines o cajetines basculantes y a botiquines ligados a un sistema de reposición por RFID (identificación por radiofrecuencia)

La apertura del carrusel viene dada principalmente por la orden de entrada de medicación o por la orden de dispensación. Para que el técnico de farmacia pueda acceder a la ubicación del medicamento tiene que guiarse por:

• la apertura automática de la puerta una vez que ha girado el SSADH hasta que se sitúa la cesta delante de la puerta.
• en el lateral de la puerta, hay un indicador numérico y/o sistema de luces que indican al técnico de farmacia la bandeja donde está la medicación.
• además, debe consultar el ordenador que tiene en el carrusel. Éste le indica la posición exacta del cajetín donde está la medicación.

El tamaño del almacén y el número de especialidades farmacéuticas determina cuál es la configuración final. Se puede disponer de uno o dos SSADH, pero la configuración más habitual que se puede encontrar en los SF es la de dos estructuras horizontales. También, en función del tamaño del almacén, se puede optar a sustituir los sistemas horizontales por sistemas de rotación vertical que más adelante comentaremos. Así mismo, dependiendo del tamaño del almacén y de las características de las instalaciones, también existen sistemas horizontales con dos niveles o pisos.

La disposición de dos SSADH permite reducir la movilidad del técnico de farmacia en el momento de gestionar las entradas o salidas del medicamento, preparar pedidos en paralelo, eliminar el papel y trabajar en pareja. En éste caso, cada técnico se coloca delante de cada uno de los accesos pudiendo acceder simultáneamente al sistema. Este modus operandi permite optimizar tiempo.

Los sistemas semiautomatizados tienen su propio software que en todos los casos tienen que entenderse con el programa que tiene el SF y el Hospital. En algunas ocasiones pueden ser el mismo. Es crítico e importante que los sistemas informáticos se entiendan entre ellos para evitar la pérdida de mensajería, lo cual puede significar posteriores errores de stock y de contabilidad.

El software que controla los armarios permite disponer de diferentes niveles de usuario. Se asigna en función del cargo que tiene el personal de farmacia.

El software nos permite controlar el inventario de medicamentos e incluso poder arreglar las existencias disponibles en el armario, en cualquier momento del proceso. No obstante, es aconsejable buscar el origen de la discrepancia entre la cantidad real de medicamento y lo que nos indica el sistema. Este paso es relevante para poder asegurar una correcta gestión del stock y evitar problemas en la dispensación.

En la configuración inicial de los SSADH es importante:

• realizar una buena correlación entre el sistema de guíado luminoso y las cestas, bandejas o cajetines donde se produce el almacenamiento.
• definir la capacidad máxima del cajetín con el stock máximo de compra fijado para esa especialidad farmacéutica.
• por cada especialidad farmacéutica asignar un cajetín o bandeja específico. En el caso de no disponer de cajetines libres de las características predeterminadas para esa especialidad, se puede fijar nuevamente otro cajetín o bandeja en función de la disponibilidad de éstos.
• tener el proceso definido para incluir nuevos medicamentos en la GFH, o bien, para retirarlos (ya sea por la suspensión de comercialización o por la exclusión de la GFH). Esta acción lleva poca inversión de tiempo a diferencia de los clásicos almacenes que seguían un orden alfabético dentro de un orden de vías de administración y obligaba a movilizar todos los medicamentos.
• tener en cuenta sus características de conservación (si es o no termolábil o fotosensible).
• marcar el apartado de lote y caducidad. Las nuevas versiones de software han conseguido integrar el concepto de multilote, es decir, que en un mismo cajetín pueden convivir distintos lotes. Esta opción implica que la dispensación se debe gestionar por lote.
• ubicar las nuevas especialidades farmacéuticas con su acondicionamiento secundario. Esto nos permite tener un margen de configuración espacial, por si se produjera una compra que excediera al máximo establecido. Nos permitiría poder mantener el mismo cajetín asignado con solo quitar el acondicionamiento secundario. Si no se realiza así, el sistema buscará más cajetines de las mismas características para almacenar el exceso de la compra. Esto provoca un incremento de almacenamiento para la misma especialidad y una disminución de la capacidad total del SSADH restringiendo el espacio para nuevos medicamentos.
• Cuando las especialidades exceden la capacidad de almacenamiento de los sistemas rotatorios (por volumen de compra y por tamaño del acondicionamiento primario y/o secundario) el software permite tratarlos como productos externos. Éstos constan en el sistema de gestión de farmacia pero sin control de inventario ni gestión del software del SSADH. El almacenamiento se produce en espacios abiertos con fácil acceso al personal técnico.

Una medida que se podría adoptar, sería informar al sistema como si el producto estuviera gestionado por el SSADH, pero las existencias están divididas en dos áreas, dentro y fuera del carrusel. La gestión de productos externos se ha de limitar a un número reducido de especialidades farmacéuticas.

La gestión de productos externos es un punto débil del sistema de almacenamiento que las empresas de logística, en sus nuevas actualizaciones de software, han mejorado e incorporado el uso de tablets para una mejor gestión del stock.

Como se ha citado anteriormente, a todos los medicamentos se les define una cantidad máxima y mínima en función de los consumos. La compra se activa cuando la cantidad disponible en farmacia es menor al límite inferior que se ha establecido. Estos sistemas nos han de permitir que la rotación promedio de los medicamentos sea inferior a 1 mes.

La existencia mínima de medicamento es equivalente al stock de seguridad. Mientras se gestiona la compra y el proveedor nos la distribuye, el SF debe tener suficiente cantidad de medicamento para seguir dispensando. Si no se informa correctamente al sistema de las unidades dispensadas, no disminuye el stock y por lo tanto, el departamento de compras no conoce las necesidades reales de compra. Por ello, es importante realizar inventarios siempre que el sistema lo solicite, generalmente en la recepción y en la dispensación de medicamentos.

El técnico de farmacia responsable de la recepción de medicamentos, debe comprobar que la cantidad y la especialidad farmacéutica del pedido entregado es lo mismo que se especifica en el albarán de entrada (ya sea en versión electrónica o en papel).

Puede haber diferentes tipos de recepción en los SF, los que provienen directamente del laboratorio y nuestro intermediario es el transportista; o bien, la que proviene de un distribuidor farmacéutico o también conocido coloquialmente como mayorista. Éste nos provee de una manera más rápida en caso de tener la necesidad de adquirir una especialidad concreta para una situación crítica.

Los laboratorios proporcionan la medicación en formato de envase clínico o caja pequeña. Éstos a su vez, pueden ser proporcionados en formato de unidosis en cuyo caso estarán listos para ser introducidos en los sistemas de almacenaje, o pasar por el proceso de reenvasado que supone readecuar el acondicionamiento primario al Área de Reenvasado.

Al hablar de formato unidosis, nos referimos a cuando el acondicionamiento primario de la forma farmacéutica sólida oral dispone de la información suficiente como para poder identificarla:

• denominación común internacional (nombre del principio activo)
• dosis
• forma farmacéutica
• nombre de la especialidad farmacéutica
• lote y caducidad

En los casos en los que no se dispone de formas farmacéuticas en unidosis, se han desarrollado soluciones de automatización que permiten abordar este problema. Actualmente, ya existe una nueva generación de SSADH que están preparados para adecuar las formas farmacéuticas sólidas orales en dosis unitarias y almacenar en el mismo espacio de almacenamiento. Aunque existen todavía pocos SF que ya disponen de estos sistemas robotizados.

El técnico de farmacia tiene un papel importante en el análisis sobre en qué momento y cuándo se debe gestionar la adecuación de las presentaciones de los medicamentos recepcionados a forma farmacéutica sólida oral a dosis unitaria. Este proceso debe ser ágil para evitar que el tiempo de entrega de pedidos o dispensación a paciente se demore.

Para la manipulación de los medicamentos catalogados como citostáticos o peligrosos, siguiendo la normativa actual y las recomendaciones de salud laboral, el técnico debe ponerse guantes para su recepción y almacenamiento. Al repasar el albarán debe identificar si hay la entrada de un medicamento peligroso, o bien, visualizar la pegatina con el que viene identificado el acondicionamiento secundario.

El técnico de farmacia en la recepción de pedidos debe saber cuáles son termolábiles. Los laboratorios indican en el embalaje exterior de los medicamentos que se han de conservar a una temperatura de 4-8º con una etiqueta de color. Se transportan en camiones refrigerados. A estos medicamentos se les ha de priorizar la entrada al sistema para evitar romper la cadena de frio.

Las empresas logísticas han desarrollado y adaptado sus SSADH para almacenar y conservar los medicamentos termolábiles. Éstos tienen sus propios sistemas de registro automático de temperaturas. A su vez están conectados a sistemas de alarmas internas del SF y al personal de mantenimiento del hospital. Además, existen empresas dedicadas al desarrollo de registro y control de temperaturas que dan asesoramiento y cobertura para las diferentes neveras y congeladores que se puede tener en los SF.

Los técnicos de farmacia se pueden encontrar que desde la unidad de hospitalización devuelvan medicación termolábil desconociendo cuanto tiempo ha permanecido en fuera de la nevera. La manera de proceder sería comprobar a quién se le ha podido dispensar mirando el programa de gestión de farmacia o informes de salida del SSADH. Si se sigue dudando, se debería llamar a la unidad de procedencia. Si se dispone de información fiable sobre el tiempo ha estado fuera de la nevera se tiene que consultar la estabilidad en ficha técnica del producto o bien consultar diferentes fuentes bibliográficas. En el caso de no poder averiguarlo, hay que desecharlo.

Otra posible entrada de medicamentos en el SSADH es a través de la devolución de medicamentos. Las devoluciones pueden realizarse manualmente o a través del programa de gestión que se disponga en el SF.

Al realizar la entrada de una compra o devolución de producto, se puede dar la casuística que el sistema indique que no hay espacio disponible para ese medicamento. En estos casos el técnico puede reasignar la medicación a otro tamaño de cajetín. Pero esto implicaría en ese momento que una misma especialidad farmacéutica tendría asignada 2 ubicaciones distintas con diferente nivel de prioridad. El software cataloga como no preferente esta segunda asignación salvo que el técnico, con el perfil de usuario asignado tenga autorización para poder modificar la prioridad.

Por lo tanto, la recomendación general es no asignar a una misma especialidad farmacéutica dos o más cajetines o bandejas diferentes. El software está programado para que todo lo que entra primero sea lo primero que salga (FIFO). Como ya hemos citado anteriormente, cada especialidad farmacéutica tiene definido cuál es el tamaño de cajetín o capacidad de bandeja asignada y cuál es la prioridad de dispensación. Por lo que si se produjera cualquier alteración en el proceso, quedaría comprometida la gestión de caducidades que el propio sistema tiene implícito en su base de datos.

El sistema cuando tiene el mismo medicamento asignado a 2 cajetines, por la filosofía del sistema FIFO (first in –first out, el primero que entra es el primero que sale), busca y ofrece el cajetín que menos existencias tiene para liberar el cajetín. En el caso de que el proceso se viera alterado, podría provocar un incremento del número de unidades caducadas.

Con la implantación de los SSADH en el SF, en el proceso del almacenamiento se gana seguridad en aquellas especialidades farmacéuticas de riesgo que por orden alfabético estarían próximas en caso de trabajar con un sistema de ordenación alfabética. No obstante, el riesgo no es nulo y pueden surgir otros riesgos, asociados a la situación próxima de especialidades con apariencia similar o isoaparentes.

Existen publicaciones periódicas realizadas por el ISMP-España (http://www.ismp-espana.org/envasado_proclive_error/index) donde se puede encontrar información sobre alertas de errores de medicación asociados a etiquetado o envasado proclive a error. En dicho recurso, se describen ejemplos de casos detectados y propuestas de medidas de mejora que pueden permitir disminuir cada uno de estos riesgos de errores de medicación. Estos ejemplos pueden servir de utilidad para prevenir la aparición de errores que pueden producirse también en los sistemas automatizados.

Algunas recomendaciones para evitar errores por isoapariencia son:

• Colocar alertas en los cajetines contenedores
• Uso preferente de principio activo en lugar de marca comercial en el circuito del medicamento
• Aplicar letras mayúsculas resaltadas
• Uso de un sistema de código de barras en la dispensación y la administración
• Adquisición de medicamentos con apariencia similar a proveedores diferentes
• Adquisición de medicamentos priorizando volúmenes diferentes a otros con apariencia similar
• Reetiquetar medicamentos

Muchos de los SF están acreditados o buscan certificarse con las normas ISO, las normas IFQM, Joint Commission,etc El objetivo de obtener una acreditación es normalizar los procesos para todo el personal del SF y poder medir resultados para hacer los procesos eficientes y seguros.

Durante el proceso de recepción y almacenamiento de los medicamentos, los errores han de ser nulos. Por ello, se buscan indicadores cuantitativos y cualitativos para detectar qué punto débil tiene el proceso durante la gestión del medicamento.

Una vez finalizado el proceso de almacenamiento en el SSADH, se puede decir que otra de sus funciones principales es la distribución de medicamentos.

La zona para preparar los pedidos está muy próxima a la puerta de acceso del SSADH para evitar desplazamientos y optimizar el tiempo de preparación de pedidos. Se disponen de unos bancos de trabajo guiado por un sistema lumínico que indica el número de pedido que se ha de ejecutar así como el número de unidades que se ha de poner en cada uno de los pedidos.

Al iniciar el proceso de preparación de pedidos, el técnico de farmacia indica al sistema cuantos pedidos va preparar a la vez (preparación en paralelo). El sistema asigna un número a cada uno de los pedidos que se han seleccionado para procesar. Delante de cada indicador numérico de pedido, se ha de colocar una caja para ir colocando los medicamentos.

Es importante analizar las combinaciones de pedidos que tenemos que realizar con el objetivo de optimizar los tiempos de picking. El picking es el proceso de coger una cantidad, de una o varias especialidades farmacéuticas, que están almacenadas en distintas ubicaciones y que se deben destinar a la preparación de uno o varios pedidos. El sistema indica al técnico el total de unidades que debe coger del cajetín que hay en el carrusel, para que después pueda depositar la cantidad indicada por el sistema lumínico en los diferentes pedidos ubicados en el banco de trabajo. Es en este momento cuando se deben confirmar las unidades que se han puesto en cada caja.

El SSADH está programado para optimizar movimientos y se intenta ayudar agrupando la preparación con unidades de hospitalización que requieren medicamentos similares.

El número de pedidos que deben ejecutarse en paralelo se determinará en función del número de posiciones que tiene el sistema para preparar. La ejecución de los pedidos puede ser unitario o múltiple, el máximo queda establecido por el diseño de esta zona.

El etiquetado de los pedidos garantiza informar al receptor qué especialidades farmacéuticas y cantidades son entregadas.

Las solicitudes de los pedidos pueden ser manuales o automáticas. En el primer caso, es necesario que cada dispensación genere una etiqueta identificativa del servicio destino y un albarán donde conste la cantidad servida. Mientras que, si la solicitud del pedido se genera desde un dispositivo automatizado, ya está configurado que se generen etiquetas identificativas con el código de barras de la especialidad farmacéutica, la cantidad solicitada, unidad de hospitalización y finalmente un albarán de lo dispensado e incidencias de esa dispensación.

Por otro lado, el sistema en caso de no disponer del medicamento solicitado o preparar una cantidad diferente a la que el sistema indica, se emite un albarán indicando las incidencias. La falta de medicamento puede estar ocasionada por:

• no disponibilidad del medicamento al no haber llegado la compra, por lo tanto el mínimo de ese producto está mal calculado.
• falta de suministro temporal por parte del laboratorio o mayorista.
• el medicamento está en proceso de adecuación para poder ser dispensado en dosis unitaria.
• exceso de reposición a los sistemas rotatorios verticales.

Siempre que sea posible, las incidencias se deben resolver con el objetivo de que los pedidos se dispensen completos. En el caso de que no se disponga de medicación se debe informar en el mismo albarán emitido, para evitar dudas y con ello evitar llamadas de teléfono.

Este punto es susceptible de incorporar un indicador de calidad, que indique el porcentaje de pedidos que se preparan incompletos a las unidades de hospitalización.

Hasta ahora, los procesos están referidos a especialidades farmacéuticas incluidas en la GFH pero los SF debido a la pluralidad de pacientes y diversidad de especialidades farmacéuticas, se requiere medicación específica no incluida en la GFH para un paciente o para algunas unidades de hospitalización. A pesar de algunos problemas de adquisición, habitualmente se opta a disponer de un espacio externo a los SSADH. Otra opción es la de codificar e incluir el medicamento en los sistemas informáticos con una marca que indique que se trata de un medicamento no incluido en la GFH. Este último sistema facilita los procesos de trazabilidad y análisis posteriores.

La elaboración de fórmulas magistrales y el almacenamiento en estos sistemas rotatorios, como en el caso anterior, nos permite disponer de estos preparados de una manera rutinaria con control de caducidades y consumo promedio.

Los medicamentos de ensayo clínico tienen un marco jurídico muy específico por ello desde el momento de la recepción ya está determinado qué proceso va a seguir para evitar compartir el mismo lugar de almacenamiento que el resto de medicamentos. Habitualmente el almacenamiento de estos medicamentos se realiza de una manera clásica de cestas. Hay centros donde el volumen es tan alto y para una gestión más controlada se dispone de carruseles verticales, pero no es habitual su almacenaje en sistemas de SSADH.

Los sistemas de automatización tienen que informar a los sistemas informáticos de gestión del hospital del stock y movimientos generados como producto de las dispensaciones que ha realizado el carrusel. Generalmente, se consensua con los SF cuál es la hora más óptima para que poder realizar copias de seguridad. Con objeto de minimizar el impacto, se suele optar por la realización de esta tarea a la noche.

El programa de gestión de los SF permite realizar múltiples consultas en el tiempo, del momento (día, hora) y de la cantidad de medicamento que se ha comprado; así como para quién, cuándo y cuál es la cantidad dispensada. Mientras que el programa de gestión del propio SSADH nos permiten consultar datos más específicos con el objetivo de obtener indicadores de calidad que permitan ayudar en la optimización y mejora de los procesos.

Las principales preocupaciones del técnico es disponer de stock suficiente de medicación en el almacén, que no esté caducada, que esté ubicada donde nos indica el sistema y que las interfases con otros programas informáticos funcionen.

En todo el proceso de recepción, almacenamiento y dispensación el personal técnico de farmacia es una pieza imprescindible para asegurar que la gestión en todo momento sea óptima.

2.2.B. Sistemas semiautomatizados verticales (SSADV)

También se trata de un sistema cerrado, automatizado e informatizado que el software permite el acceso al armario. El criterio de almacenamiento de los medicamentos también se basa en el orden caótico, con ello se quiere optimizar el espacio por el tamaño y/o volumen de medicamentos.

Se caracteriza por distribuirse en bandejas largas y horizontales con desplazamiento vertical de la estructura. La dimensión del SSADV viene determinada por el espacio físico y el número de especialidades farmacéuticas referenciadas. A diferencia de los SSADH se caracterizan por disponer de una menor capacidad de almacenaje y disponer de diferentes de cajetines de diferente capacidad. No es habitual almacenar la medicación directamente sobre la bandeja o huecos directos.

Los sistemas rotatorios verticales se encuentran ubicados en los SF con el objetivo principal de dispensar la medicación al paciente ingresado en dosis unitaria, aunque también se podrían utilizar para la reposición de dispensadores periféricos o almacenamiento de medicamentos específicos como los medicamentos para ensayos clínicos.

Las ventajas que presenta este sistema rotatorio es que la dispensación es más ágil y segura que el clásico SDMDU. El acceso a la medicación requerida, guiado por un sistema lumínico, minimiza el riesgo de error en la dispensación; que el técnico de farmacia realiza la dispensación con mayor comodidad por tener un corto recorrido entre el cajetín donde está la medicación y el cajetín del carro de unidosis; se genera un registro informático de los movimientos generados en la reposición y en la dispensación de medicamentos. Una vez más, la integración con otros aplicativos informáticos juega un papel fundamental para el correcto funcionamiento de los sistemas semiautomatizados.

Sólo en SF donde se han tenido que descartar la instalación de los SSADH por problemas de espacio, sí que se pueden encontrar SSADV con una doble función: recepción de las compras ubicando la medicación en huecos directos, hueco directo con cajetín, o bien, cajetín solo (éste de diferentes tamaños); y dispensación de medicamentos para la SDMDU.

Otra alternativa es disponer de una batería de SSADV con doble función: unos como almacén y otros como dispensadores de medicamentos para la SDMDU u a otros sistemas automáticos de dispensación.

En el caso de asignar que dos SSADV se utilicen para el SDMDU, se pueden diseñar de maneras diferentes. Que ambos sean idénticos: conteniendo las mismas especialidades farmacéuticas, igual máximo y mínimo, misma capacidad, por lo tanto, mismo tamaño cajetín. O bien, la otra alternativa de diseño, es que la medicación se reparta entre los dos carruseles verticales siguiendo el abecedario. En ambos casos, se mantiene el criterio de almacenar la medicación por orden caótico.

La entrada de medicación al SSADV proviene del traspaso de medicación generado por el programa de gestión de farmacia, por un traspaso directo de otro sistema automatizado, o bien, por las devoluciones generadas por el retorno de la medicación previamente dispensada por el SDMDU.

En estos sistemas, la capacidad de almacenamiento es menor que los SSADH por lo tanto la rotación de los medicamentos es mayor y la probabilidad de encontrar medicación caducada es menor. De todos modos se debe mantener las medidas de control de caducidad.

El mayor riesgo de encontrar medicamentos caducados, está en las devoluciones producidas en el retorno de medicamentos de la unidad de hospitalización del medicamento no administrado en períodos anteriores dispensados. El procedimiento a seguir es el mismo que hemos explicado anteriormente en el SSADH.

Con el objetivo de minimizar el impacto de medicamentos caducados, si se dispone de dos sistemas verticales idénticos, el llenado así como el retorno de la medicación que se ha dispensado en el proceso de SDMDU se puede programar para sea rotatorio entre ambos sistemas.

Llegado a este punto, hay que tener en cuenta que siempre se quiere optimizar el tiempo de llenado de los carros de unidosis para el SDMDU y su distribución a las unidades de hospitalización.

Para optimizar el tiempo de llenado, se puede hacer un estudio de cuáles son las primeras unidades de hospitalización que generan la PM. A partir de esta información se puede planificar el horario de llenado y salida de carro de unidosis. Luego, cuantificar cuál es la capacidad de llenado por hora que pueden hacer los técnicos de farmacia. En este caso dependerá de si se trabaja individualmente o por parejas. Y por último, si se preparan dos unidades de hospitalización a la vez, se ha de estudiar cómo se tienen que agrupar las unidades de hospitalización. Lo óptimo es agrupar por unidades de hospitalización con las mismas líneas de dispensación que se han generado a partir de la PM. Otro punto que también se tiene en cuenta es agrupar por especialidades médicas similares para que el tiempo de llenado sea muy similar.

Mientras tanto, la otra pareja ubicada en el otro SSADV procede de manera paralela al llenado de otras unidades de hospitalización.

El objetivo que ambas parejas de técnicos que están llenando los carros de unidosis, tengan tiempos de llenado similares para que la carga de trabajo sea equiparable.

En el caso de disponer de dos SSADV, la medicación queda repartida entre los ambos sistemas, se determina hasta que letra o especialidad farmacéutica del abecedario cubre un armario semiautomatizado y en qué letra o especialidad se empieza en el segundo armario hasta la última letra. El límite lo marcará el número de referencias totales. En esta distribución, el proceso de llenado puede seguir perfectamente el descrito para el anterior caso, lo único es que hay que tener en cuenta que el tiempo de llenado para la misma unidad de hospitalización se deben sumar los dos periodos de preparación primero en un sistema y luego en el segundo.

El técnico durante el llenado del carro de unidosis, con este sistema semiautomatizado comparándolo al clásico armario con cajetines basculantes por orden alfabético, pierde la información global del paciente. Un técnico de farmacia experimentado con el sistema de llenado convencional tiene una visión global del tratamiento farmacológico del paciente, siendo capaz de detectar duplicidades de medicamentos. En cambio, con los SSDAV, el técnico pierde esa habilidad adquirida por la experiencia con el llenado de carro. Sólo es capaz de detectar cantidades a poner en el cajetín del paciente. En algunos casos, cuando finaliza el llenado y cierra el cajetín puede detectar que lleva muchos antibióticos, duplicidad de medicación muy obvia como podría ser heparina de bajo peso molecular con la heparina sódica.

Los medicamentos termolábiles que se solicitan durante el proceso de preparación del carro de unidosis, generalmente está integrado con otro sistema rotatorio vertical pero que está protegido por un doble sistema de refrigeración.

Una vez finalizado el proceso de llenado, si el sistema detecta que hay medicamentos termolábiles el sistema genera una orden al sistema semiautomatizado refrigerado. La dispensación de medicación finaliza en la nevera.

Si se tiene que dispensar medicación que se ha de conservar en el congelador, el sistema no lo gestiona. En este caso hay dos alternativas: codificar el medicamento como producto externo, con el riesgo de olvidar su dispensación pero quedando el registro del movimiento; o codificarlo como medicación refrigerada y en el cajón asignado dejar una nota que indique que se tiene que confirmar que se coge e ir a buscarlo al congelador.

Una vez finalizado el proceso, como indicador de calidad del llenado de carros de unidosis, se estima la concordancia entre la PM y los medicamentos que se han colocado en el cajetín del paciente. Esta actividad, según los SF, está estipulado que lo realicen los técnicos de farmacia o los farmacéuticos. Cada centro determina cuál ha de ser la muestra de cajetines que son susceptibles a ser revisados.

2.2.C. Sistema robotizado para la dispensación de medicamentos al paciente externo

Estos sistemas automatizados se encuentran en el ámbito hospitalario y en el comunitario. Se caracterizan por tener un punto de recepción o carga del pedido y otro punto de dispensación de medicamentos.

A diferencia de otros sistemas semiautomatizados, las estanterías son fijas con diferentes alturas y también se dispone de un brazo móvil articulado. La dispensación a paciente externo acostumbra a ser mensual coincidiendo con el número de unidades de medicamento. El almacenamiento y la dispensación son de envases o cajas pequeñas conservando, en todo momento, el acondicionamiento secundario. En algunos hospitales, la dispensación es bimensual.

La optimización del espacio se basa en almacenar las especialidades farmacéuticas en función del tamaño de la caja o envase.

La recepción o carga del pedido se hace por el lateral o por el frontal del sistema, en función del diseño de la farmacia, a través de una cinta exterior y un brazo robotizado. El software escanea cada uno de los envases que entra en el sistema. El almacenamiento es rápido y sencillo. Como tiene una estructura modular se puede ir recepcionando los pedidos y, paralelamente se puede dispensar medicamentos. Si los productos recepcionados son iguales, solo hace falta escanear el primer envase.

Estos sistemas disponen de módulos refrigerados para los medicamentos termolábiles, con control y registro de temperatura.

El software del sistema permite acceso personalizado al interior del robot y posee cámaras con la finalidad de monitorizar constantemente el almacén automatizado.

La implantación de este sistema automatizado consigue evitar los errores de recepción y almacenamiento de medicamentos. Además, permite un control fácil y exhaustivo de las caducidades. El robot tiene doble control de caducidades el propio del medicamento y, además por defecto, asigna automáticamente a cada envase una caducidad, rigiéndose por el sistema FIFO.

Uno de los inconvenientes que tiene este sistema automatizado es que no puede gestionar todos los tipos de presentaciones existentes en el mercado (por ejemplo los envases tipo frasco, los envases grandes o aquellos con un peso considerable; que deben ser gestionados a través de sistemas alternativos).

Se pueden dispensar a varios pacientes a la vez con un solo desplazamiento del brazo articular. Esto es especialmente útil para agilizar la dispensación en momentos de mayor número de actividad en el área de paciente externo. La gran ventaja que presenta este sistema de dispensación es que se puede dedicar tiempo al paciente facilitando información del medicamento que se le va a dispensar, mientras que llega el medicamento al àrea de atención personalizada. La tecnología ha hecho que el brazo articulado coloque el envase a dispensar en una vía con cinta transportadora que acerca el medicamento al personal farmacéutico o técnico que está atendiendo al paciente.