Curso de Automatización (distribución y gestión de stocks)

En el momento actual existen tecnologías informatizadas que pueden ser aplicadas a todo el proceso del medicamento: desde su prescripción hasta su administración incrementando la eficiencia, calidad y seguridad de cada uno de los procesos. Existen diversas tecnologías asociadas con cada uno de los diversos procesos. A continuación se exponen algunas de las tecnologías utilizadas en cada uno de los procesos.

1- Adquisición de medicamentos:

Suelen ser sistemas informáticos que ayudan en la mejora de los procesos de adquisición de medicamentos, almacenamiento y de control de los stocks. Mejoran la eficiencia en cuanto a inventario, almacenaje y costes.

2- Prescripción de medicamentos (transcripción y validación):

El principal sistema desarrollado en las últimas décadas son los sistemas de prescripción electrónica asistida (PEA). Mejoran la seguridad al disminuir errores de transcripción e incorporar ayudas en la prescripción y en la validación, y al incorporar módulos de monitorización de tratamientos.

3- Distribución y dispensación de medicamentos:

Se han desarrollado sistemas que automatizan este proceso y son controlados por diferentes programas informáticos cuyo componente de automatización suele estar controlado por un servidor informático centralizado. Este servidor de forma adicional suele recibir la información de otros sistemas de información sanitarios (programa de prescripción electrónica, sistema informático de control de stocks…) y dispone además de una base de datos maestra de medicamentos con información variada, que suele incluir el nombre del medicamento y/o del principio activo, código identificador único interno, código nacional, etc.

Como ejemplos de sistemas automatizados utilizados en este proceso encontramos:

3.1. Sistemas automatizados descentralizados para la dispensación de medicamentos

Son armarios de almacenaje seguros que contienen dosis unitarias de la medicación y algunas formas multidosis. Permiten una disponibilidad inmediata de la medicación. Son muy prevalentes en los sistemas sanitarios.

Permiten llevar una contabilidad mejorada de los stocks y una mejor imputación de la medicación al paciente. Incluyen la posibilidad de lectura de código de barras tanto en dispensación como en la reposición o llenado de éste.

Habitualmente estos sistemas se configuran de dos maneras distintas en función de su ubicación:

• Armarios para unidades de enfermería: dispensan la medicación asignada a un paciente.
• Armarios para quirófano: la dispensación de medicamento está asociada a los procedimientos, ya sean quirúrgicos o procedimientos de urgencia.

3.2 Sistemas centralizados de dispensación de medicamentos

Se trata de sistemas que permiten automatizar todo el proceso de dispensación, ya sea el almacenaje, la propia dispensación de medicamentos o reabastecimiento.

Sirven para dispensar básicamente dosis unitarias ya sea para un carro de medicación para planta o para otros sistemas de dispensación robotizados descentralizados. Representan un coste económico importante, por lo que en instituciones más pequeñas la inversión puede no ser del todo justificada.

Las ventajas de estos sistemas son:

• Manejo constante del inventario
• Control de caducidades de la medicación
• Integración y ayuda a los procesos de suministro y de inventario de los sistemas automatizados de dispensación

Se pueden integrar con sistemas de reconocimiento por código de barras. Algunos problemas pueden ser asociados con el mantenimiento rutinario de éstos debido a la complejidad de estos sistemas. Además, tienen capacidad limitada de trabajo, por lo que a veces no se pueden realizar múltiples tareas a la vez y se requiere una correcta coordinación de las tareas a realizar en estos robots a lo largo del día. También requiere mantenimiento al definir los espacios en los cuales está almacenada la medicación, teniendo en cuenta la capacidad y tamaño de los productos contenidos.

3.3 Sistemas semiautomatizados de dispensación (carrusel horizontal o vertical)

Es un sistema semiautomatizado de almacenaje. Ayuda a maximizar la eficiencia con la administración del espacio. Se caracteriza por ser sistemas de ordenación caótica que contienen estanterías móviles de forma rotatoria, con sistemas incorporados de iluminación y de posición mediante una pantalla informativa que indican qué medicación recoger. Además, pueden incorporar reconocimiento por código de barras. Están diseñados para dispensar toda la medicación de la forma más eficiente, indicando en cada momento al técnico las unidades que debe recoger y dónde se deben de colocar. Los sistemas están preparados para integrarse con el software informático de los programas de prescripción, así como los de facturación y compras.

Permite también mantener un control estricto del inventario y de las caducidades.

También pueden disponer de localizaciones virtuales, como por ejemplo las neveras o congeladores o de otros productos exetrnos.

Son sistemas semiautomatizados, ya que requieren uso de personal humano para recoger y seleccionar la medicación o efectuar la lectura por código de barras.

3.4 Armarios para el control de sustancias restringidas

Estos armarios permiten controlar y registrar todas las dosis de medicamentos que requieren un especial control, como por ejemplo la medicación estupefaciente.

Permiten manejar los requerimientos de documentación de forma más simple. Controlan el inventario de medicación y las caducidades de los medicamentos. Se pueden integrar con programas informáticos de farmacia y de compras.

3.5 Sistemas de distribución y reparto de medicación

Existen robots capaces de transportar la medicación a las distintas zonas de hospitalización. Permiten una mejor trazabilidad y control de la distribución de la medicación y se pueden mover por todo el hospital de forma autónoma.

3.6 Sistemas de localización de la medicación

Básicamente se componen de sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID) o sistemas de lectura por código de barras que situados en diferentes ubicaciones del hospital permiten localizar en cada momento dónde se encuentra la medicación.

Requieren la existencia o incorporación de un chip electrónico a la medicación dispensada. Al disponer de registros en todo momento, la localización de la medicación permite analizar los distintos flujos de trabajo.

3.7 Sistemas de dispensación por tubo neumático

Son sistemas que permiten el envío de forma rápida y urgente de la medicación a las distintas unidades clínicas. Son sistemas ampliamente implantados en los centros. Se debe tener cuidado, ya que no se recomienda que algunos medicamentos sean enviados a través de estos sistemas y no está exento de errores.

4- Preparación y acondicionamiento

Se han desarrollado robots capaces de desarrollar la preparación de medicación citostática, así como la de preparaciones para nutrición parenteral y el reenvasado de la medicación.

4.1 Sistemas de reenvasado

Sistemas que son capaces de reenvasar los blísteres de medicamentos en dosis unitarias. Pueden incorporar un código de barras que ayuda a la disminución de errores. Se pueden llegar a integrar con los otros sistemas informáticos disponibles en el SF.

Estos sistemas son capaces de preparar la medicación con una velocidad muy rápida. Existen sistemas autónomos, y otros que requieren la participación de una persona que va suministrando. Los sistemas autónomos también suelen estar preparados para la participación de personal técnico.

Algunos problemas de estos sistemas están relacionados con los procesos de mantenimiento y de limpieza. Así mismo se deben de tener en cuenta las consideraciones asociadas con las recomendaciones del ISMP al manipular algunos tipos de sustancias (en el caso de sacar el medicamento del acondicionamiento primario o blíster). Existen también sistemas de reenvasado para formulas farmacéuticas líquidas.

4.2 Sistemas automatizados de preparación de medicamentos intravenosos

Existen sistemas robotizados que permiten la preparación de productos para la administración intravenosa. Puede haber sistemas para:

• Llenado de jeringas para administración intravenosa
• Llenado de jeringas para administración intravenosa o de preparaciones de elevado volumen
• Medicación peligrosa

Los sistemas deben cumplir la reglamentación y recomendaciones, como por ejemplo de la USP797 que se aplica en Estados Unidos.

Como otros sistemas requieren un mantenimiento y configuración inicial laboriosa para la correcta elaboración de la medicación.

Estos sistemas ayudan a cumplir correctamente con los circuitos y flujos de trabajo establecidos para la correcta preparación de los preparados estériles. Permite tener incorporados sistemas de captura de imagen y de lectura de código de barras que aumentan la seguridad del proceso.

5- Monitorización

Consiste básicamente en software informático capaz de ayudar en las tareas de monitorización farmacocinética de fármacos, o herramientas de business intelligence que permiten ayudar en la monitorización de parámetros clínicos.

6- Administración

Existen bombas inteligentes de administración de fármacos, utilizadas mayormente en las unidades de cuidados intensivos.